Как провести инвентаризацию в магазине: пошаговая инструкция

Инвентаризация отвечает на простой вопрос: совпадает ли количество товара в магазине с остатком в учёте. Но результат будет полезен только тогда, когда движение товара остановлено, одинаковые позиции не перепутаны, а найденные расхождения разобраны, а не просто списаны.

1. Определите объём и ответственных

Решите, будет ли это полная ревизия или проверка одной категории, склада либо витрины. Разделите помещение на зоны и назначьте пары: один сотрудник считает, второй записывает или проверяет. Так одна и та же полка не попадёт в ведомость дважды.

2. Зафиксируйте движение товара

Выберите время до открытия или после закрытия. Во время подсчёта не должно быть продаж, приёмок, возвратов и перемещений. Если закрыть магазин нельзя, считайте последовательно по зонам и явно отмечайте момент фиксации каждой зоны.

3. Подготовьте список

Выгрузите названия, штрихкоды, единицы измерения, ожидаемые остатки и закупочные цены. Список можно открыть в Excel или импортировать в онлайн-Ревизор. Не добавляйте фактическое количество заранее: его вводят только после пересчёта.

4. Пересчитайте товар

• двигайтесь по одному маршруту и не возвращайте посчитанный товар в непроверенную зону;
• открытые коробки считайте поштучно, закрытые — по упаковкам с проверкой количества;
• брак, просрочку и товар на возврат поставщику отмечайте отдельно;
• для весового товара используйте одну и ту же единицу во всём документе.

5. Сверьте результат

Минус означает недостачу, плюс — излишек. Денежную оценку рабочего расхождения можно получить, умножив разницу на закупочную цену. Не делайте вывод по первой цифре: строки с расхождениями необходимо пересчитать.

6. Найдите причину

Проверьте пересорт: например, недостача двух упаковок кофе одного объёма и излишек двух другого. Затем просмотрите необработанные приёмки, возвраты, списания, ручные корректировки и продажи. Если проблема повторяется, причина обычно в процессе, а не в одном подсчёте.

7. Зафиксируйте решение

Сохраните рабочую ведомость, оформите необходимые вашей организации документы и только затем скорректируйте остатки. Запишите не только сумму, но и причину: «пересорт», «ошибка приёмки», «неоформленное списание». Это даст материал для следующей проверки.

Как часто проводить ревизию

Единой частоты для всех магазинов нет. Практичный подход — полная проверка по внутреннему графику и короткие выборочные пересчёты рискованных групп между ними. Дорогие, ходовые, мелкие и скоропортящиеся позиции стоит проверять чаще.

Частые вопросы

Что делать при недостаче?

Сначала повторить подсчёт и проверить пересорт, единицы измерения и документы движения. Порядок дальнейшего оформления зависит от правил вашего бизнеса и учёта.

Можно ли считать телефоном?

Да. Бесплатный Ревизор адаптирован под телефон и на поддерживаемых устройствах умеет читать штрихкод камерой.